Agent d'accueil et de gestion administrative - CNI / passeports (F/H)

Contexte du recrutement et définition de poste

Les mairies d’arrondissement sont les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité. La mairie du 6ème arrondissement compte une population de 53 282 habitants et est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le Maire d’arrondissement. Les services de la mairie d’arrondissement sont composés de 28 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants. 

Vos missions :

Sous l'autorité du Responsable du Pôle Affaires Publiques, vous êtes chargé d'assurer l'accueil des demandeurs de prestations relatives aux titres d’identité ainsi que le traitement de leur dossier.
Interlocuteur des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers conformément au cadre réglementaire.             
                  

Accueil des usagers :

- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives aux prestations assurées
- Recevoir, filtrer et transmettre les demandes en présentiel, dématérialisées et téléphoniques
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler en cas de conflit
- S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement des demandes dématérialisées et de l’exigence de réactivité
- S’assurer de la mise à jour des informations délivrées aux usagers

Traitement des dossiers administratifs relevant de l’Etat Civil : 

- Prendre des rendez-vous sur le module e-planning pour le dépôt des dossiers
- Recueillir les demandes de titres d’identité et délivrer les titres d’identité
- Vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées
- Assurer les échanges avec les services préfectoraux en cas de besoin
- Prendre en charge l’accueil téléphonique des appels transférés au pôle
- Réaliser le suivi des demandes de titres d’identité

Archivage des dossiers de l'année en cours

Profil recherché

Connaissances :

- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook
- Utilisation de progiciels spécialisés : E-sirius, Selligent (gestion de la relation à l’usager)

Savoir-faire : 

- Bon niveau d’expression écrite et orale
- Assurer un suivi rigoureux des dossiers
- Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflits

Savoir-être : 

- Rigueur et méthode
- Goût pour le service public
- Qualités relationnelles
- Esprit d’équipe
- Discrétion

Information(s) complémentaire(s)

• Horaires hebdomadaires : 38h00 (25 CP - 18 RTT)
• Travail un samedi sur deux de 09h30 à 12h00, donnant lieu à récupérations
• Présence exceptionnellement le samedi après-midi pour la célébration des mariages, donnant lieu à récupération ou heures supplémentaires (1 par an environ)