Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - MA2

Contexte du recrutement et définition de poste

Le 2ème Arrondissement compte une population de 30 600 habitants. La mairie du 2ème est composée de 25 agents 
dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants. Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7. 

Les prestations  proposées recouvrent 3 grands thèmes : 
-    L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement
-    La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors
-    La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en  2 pôles : affaires publiques et affaires décentralisées / vie locale.

Vos missions :

Sous l’autorité du Responsable chargé des Affaires publiques, cet agent polyvalent est chargé, pour le pôle affaires réglementaires, de l’accueil du public et du traitement des dossiers relatifs aux différents guichets (cartes d’identités-passeports, affaires diverses, logement social et scolaire).

- Accueil présentiel et téléphonique du public
- Réception, constitution et suivi des dossiers correspondants
- Participation aux tâches « back office » des différents guichets (traitement du courrier, enregistrement et suivi des demandes de titres, envoi de courriers par publipostage aux usagers…)
- Suivi et traitement des demandes usagers faites par le canal internet (utilisation du logiciel spécifique Selligent)
- Participation à des réunions transversales
- Suivi et compte rendu d’activité
- Relations avec les organismes et partenaires extérieurs

Profil recherché

Connaissances
Connaissance de l’administration, du fonctionnement général d’une collectivité territoriale et de la spécificité Ville de Lyon (mairies d’arrondissements)
Notions juridiques
Maitrise des outils informatiques de base (Windows, Outlook, Word, Excel et publipostage)
Connaissance des logiciels métiers Selligent et CityWeb appréciée

Savoir-faire
Esprit d’équipe
Capacité d’initiative, de proposition et d’initiative, réactivité
Méthode, rigueur
Capacités rédactionnelles
Capacité d’adaptation à la diversité des usagers
Capacité d’adaptation aux nouvelles évolutions d’organisation et de règlementation
Capacité à rendre compte

Savoir-être
Sens de la communication avec l’ensemble des interlocuteurs
Ouverture, capacité d’écoute et d’empathie avec les usagers du service
Discrétion, tact, réserve
Capacité à gérer des situations tendues voire des conflits

Information(s) complémentaire(s)

Poste à temps plein - 38h00 hebdo
Travail un samedi matin sur 2 par roulement
Peut être amené(e) à travailler occasionnellement le samedi après-midi, par roulement, pour la célébration des mariages.