Chargé d’évènementiel protocolaire - F/H

Contexte du recrutement et définition de poste

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’Equipe municipale veut faire de Lyon une Ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants. Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une Administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
Le service du Protocole a pour mission d’organiser les différentes manifestations de la Ville de Lyon et de la Métropole  aussi bien dans les salons de l’Hôtel de Ville (réceptions, dîners, conférences de presse, conseils municipaux, réunions et colloques, visites des salons, cérémonies commémoratives, grands évènements), que dans les arrondissements de Lyon (inaugurations d’écoles, crèches, cérémonies patriotiques).
Il est composé de 15 personnes réparties dans divers secteurs d’activités (administratifs, agents de Protocole, huissiers, sonorisateurs). Son activité est soutenue et les évènements gérés exigent une organisation complexe et des compétences techniques précises. En moyenne, plus de 400 manifestations sont organisées et environ 50 000 personnes accueillies chaque année (hors JEP).

Vos missions :

Sous la responsabilité de l’adjointe à la responsable de service, il/elle supervise l’organisation et la gestion de l’ensemble des temps et manifestations protocolaires tenus par la Ville de Lyon, depuis la définition du projet jusqu’à l’encadrement le jour J. Il/Elle intervient en autonomie sur les étapes du projet et, en tant que chef de projet, coordonne l’ensemble des parties prenantes de l’évènement. Il/Elle veille également à l’application des règles protocolaires pour les déplacements et apparitions des élus aux manifestations organisées par les partenaires de la collectivité.

Vos activités principales :

- Cadrer le projet évènementiel (repérage, cahier des charges, budget, rétro planning…) en lien avec le pôle technique/ logistique 
- Coordonner et organiser les parties prenantes internes et externes au service, évaluer les ressources humaines nécessaires à la manifestation 
- Organiser le déroulé protocolaire et scénariser les manifestations 
- Assurer le suivi planning du projet et le suivi budgétaire 
- Garantir la réalisation, diffusion, mise à jour des cartons d’invitation et du RSVP 
- Préparer le placement des invités (plans de table, lignes d’autorités, tribune...) 
- S’assurer de la formalisation des documents divers en vu de l’évènement 
- Définir le public cible et garantir la diffusion d’un fichier qualifié des invités 
- Garantir la conformité de l’évènement aux exigences de sécurisation des lieux et des publics 
- Garantir et adapter selon les circonstances le déroulé protocolaire de la manifestation et assurer le rôle de maître de cérémonie
- Participer au développement des compétences et de la cohésion du service 
- Participer aux réflexions transverses à la collectivité 

Vos activités secondaires :

- Rechercher les prestataires et passer les commandes
- Partager son expertise protocolaire auprès des parties prenantes
- Coordonner l’organisation logistique et technique du projet en lien étroit avec les responsables du pôle tech / log
- Evaluer et répondre aux besoins en matériels (gerbes, drapeaux, etc.) et services 
- Suivre avec la direction de la communication des actions de communication si nécessaires 
- Veiller à l’application des règles protocolaires pour les déplacements et apparitions des élus aux manifestations organisées par les partenaires de la collectivité 
- Garantir l’installation logistique et technique de l’évènement et diffuser aux responsables de laSsécurité les listings de présence 
- Accueillir, identifier et orienter les invités 
- Gérer les prestataires et contrôler la bonne exécution des prestations jusqu’à la fin 
- Prendre part à d’autres missions en fonction des besoins du service 
- Participer à la valorisation de l’activité protocolaire (rapport d’activité, etc.)
- Porter les ambitions du service et participer à la définition annuelle des objectifs 

Profil recherché

Connaissances Techniques : 

- Conduite et gestion de projet
- Organisation évènementielle 
- Technique d’expression orale et écrite 
- Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers

Savoir Faire : 

- Maitrise de l’anglais 
- Gestion de prestataires et notions de commande publique 
- Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers

Savoir Être : 

- Organisation et rigueur 
- Qualité relationnelles et aisance orale
- Capacité d’initiative et autonomie 
- Créativité et disponibilité 

Information(s) complémentaire(s)

Autres :

- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Travail possible en soirée, week-end et jours fériés en fonction des évènements